مقدّمة عن تكامل Darbpay مع Zoho Books

يتيح لك تكامل Darbpay المباشر مع Zoho Books نقل مصروفات البطاقات (والسداد/التسويات) إلى نظام المحاسبة لديك مع أقل قدر من العمل اليدوي.
بعد ربط Zoho Books، يستخدم Darbpay معدلات الضريبة (VAT) وخريطة الحسابات الموجودة لديك في Zoho لإنشاء قيود مصروفات جاهزة للمراجعة والتدقيق.

يتناول هذا المقال:

• شكل صفحة تكامل Zoho Books داخل Darbpay

• كيف تظهر معاملات Darbpay في Zoho Books

• الأسئلة الشائعة حول المورّدين، ومعدلات الضريبة، والحقول المخصّصة، وسلوك المزامنة

كيف تبدو صفحة تكامل Zoho Books داخل Darbpay؟

عند ربط Zoho Books، سترى بطاقة مخصّصة للتكامل مع Zoho ضمن:

الإعدادات → تكاملات المحاسبة → Zoho Books

تتضمّن هذه البطاقة:

• حالة الاتصال

  • متصل / غير متصل / يحتاج إعادة ربط

• منظّمة Zoho

  • اسم المنظمة المرتبطة من Zoho Books وعملة الأساس الخاصة بها

• ملخص المزامنة

  • آخر وقت تمّت فيه المزامنة

  • عدد المصروفات التي تم تصديرها

  • أي أخطاء حدثت في آخر عملية مزامنة

أسفل الملخص ستجد لوحة إعدادات بسيطة تضم:

1. معدلات الضريبة (VAT)

   • زر استيراد معدلات الضريبة من Zoho Books

   • قائمة بمعدلات الضريبة المفعّلة التي يمكن لـ Darbpay استخدامها عند إرسال المصروفات

2. الحسابات والمحافظ

   • ربط محفظة / بطاقة Darbpay مع حساب “مدفوع من خلاله” (Paid through) المناسب في Zoho

   • تحديد حسابات المصروف المناسبة (الحسابات الدفترية / GL) لنوعيات الإنفاق المختلفة

3. إعدادات المزامنة

   • تفعيل المزامنة التلقائية (مثلاً مرة يوميًا) أو استخدام زر مزامنة الآن

   • تفعيل إرفاق الملفات مع كل مصروف (صور الإيصالات، مع إمكانية إرفاق ملف ZATCA XML إن توفّر)

الهدف أن يحصل فريق المحاسبة على صورة واضحة وسريعة عن حالة الاتصال بـ Zoho، ووقت آخر مزامنة، والقواعد التي تحكم طريقة إرسال Darbpay للمصروفات إلى Zoho Books.

كيف تظهر معاملات Darbpay في Zoho Books؟

معاملات بطاقات Darbpay

تظهر معاملات البطاقات في Zoho Books كـ مصروفات (Expenses)، وليس كفواتير (Bills).

كل مصروف ينشئه Darbpay في Zoho Books يتضمّن عادةً:

• التاريخ – تاريخ العملية من Darbpay

• المبلغ – المبلغ الكامل بالريال السعودي (SAR)

• حساب المصروف – يتم اختياره بناءً على قواعد الترحيل التي قمت بضبطها في Darbpay (مثل: مصروف وقود، مصروف سفر، مستلزمات مكتبية…)

• حساب “مدفوع من خلاله” (Paid through) – الحساب الذي تم ربطه بمحفظة/بطاقة Darbpay في Zoho (بدلاً من استخدام “أموال غير مودعة” مثلاً)

• الضريبة – أحد معدلات الضريبة المستوردة من Zoho Books (مثل 15% VAT، أو صفرية، أو معفاة)

• المورّد (Paid to) – إذا كان تفعيل مزامنة المورّدين مفعّلًا، يتم استخدام المورّد الذي اخترته أو ربطته في Darbpay

• المرجع (Reference) – رقم عملية Darbpay أو رقم الفاتورة/الإيصال إن وجد

• الوصف (Description) – وصف منسّق يحتوي على أهم البيانات من Darbpay مثل:

  • اسم التاجر

  • رقم ضريبة/رقم تسجيل التاجر (TRN) إن وجد

  • اسم حامل البطاقة / الموظّف

  • رقم المحفظة أو البطاقة

  • أي بيانات إضافية من Darbpay تحتاجها لأغراض التقارير أو التدقيق

• الحالة – غير قابلة للفوترة (Non-billable)

إذا فعّلت خيار إرفاق المرفقات، فسيتضمّن كل مصروف أيضًا:

• صورة الإيصال المرفوعة في Darbpay

• وملف ZATCA XML (عند توفّره)

من ناحية قيود المحاسبة، يؤدي كل مصروف بطاقة إلى قيد بسيط:

• مدين على حساب المصروف الذي اخترته

• دائن على حساب محفظة/بطاقة Darbpay (حساب “مدفوع من خلاله”)

بهذه الطريقة تبقى أرصدة Zoho Books متطابقة مع أرصدة Darbpay الفعلية، وتصبح عملية المطابقة مع كشف الحساب أسهل وأوضح.

الأسئلة الشائعة (FAQs)

هل يقوم Darbpay بمزامنة المورّدين مع Zoho Books؟

نعم. يقوم Darbpay باستيراد المورّدين من Zoho Books حتى يمكن ربط المصروفات بالمورّد الصحيح في خانة Paid to داخل Zoho.

• عند ربط Zoho Books لأول مرة (وكلما قمت بتحديث المورّدين)، يقوم Darbpay بجلب قائمة المورّدين الحالية من Zoho.

• داخل Darbpay يمكنك استخدام هذه القائمة لاختيار أو ربط المورّد الصحيح لكل عملية أو لكل قاعدة ترحيل.

• عندما ينشئ Darbpay مصروفًا في Zoho Books، يتم استخدام المورّد الذي اخترته بحيث تُملأ خانة Paid to في Zoho بشكل صحيح.

اتجاه البيانات هنا يكون من Zoho إلى Darbpay فقط:
تظل إدارة بيانات المورّدين الرئيسية من داخل Zoho؛
ولا يقوم Darbpay بإنشاء أو تعديل المورّدين في Zoho نيابةً عنك.

هل يدعم Darbpay ربط الحقول المخصّصة في Zoho Books؟

لا. التكامل الحالي مع Zoho Books لا يستخدم حقولًا مخصّصة (Custom Fields).

بدلاً من ذلك، يقوم Darbpay بإغناء حقل الوصف (Description) (وأحيانًا حقل المرجع Reference) في كل مصروف داخل Zoho بنص منسّق يتضمّن:

• اسم التاجر

• رقم ضريبة/رقم تسجيل التاجر (TRN) إن وجد

• حامل البطاقة / الموظّف

• مرجع المحفظة أو البطاقة

• أي بيانات أخرى ذات صلة من Darbpay

بهذا الشكل نحافظ على تكامل بسيط وثابت تقنيًا، مع توفير كل المعلومات اللازمة داخل Zoho للبحث والمراجعة والتدقيق دون الاعتماد على الحقول المخصّصة.

هل أحتاج لإعداد معدلات الضريبة (VAT) يدويًا داخل Darbpay؟

لا. يقوم Darbpay باستيراد معدلات الضريبة مباشرةً من Zoho Books.

خلال الإعداد ستقوم بالتالي:

1. ربط منظمة Zoho Books الخاصة بك.

2. الضغط على استيراد معدلات الضريبة من صفحة تكامل Zoho في Darbpay.

3. اختيار أكواد الضريبة التي تسمح لـ Darbpay باستخدامها (مثل 15% VAT، أو صفرية، أو معفاة).

بعد ذلك تصبح هذه الأكواد متاحة عند إنشاء المصروفات.
إذا أضفت أو عدّلت معدلات ضريبة داخل Zoho لاحقًا، يكفي أن تعيد عملية الاستيراد من نفس الشاشة.
يبقى Zoho Books هو مرجع الحقيقة الوحيد لمعدلات VAT.

هل يمكنني التحكّم في الحسابات التي يستخدمها Darbpay داخل Zoho Books؟

نعم، يمكنك ذلك.

من صفحة تكامل Zoho داخل Darbpay يمكنك:

• ربط كل محفظة/بطاقة Darbpay بحساب “مدفوع من خلاله” (Paid through) المناسب في Zoho (غالبًا حساب بنك أو حساب التزام متعلق بالبطاقات).

• اختيار حسابات المصروف (GL) التي تريد استخدامها لأنواع الإنفاق المختلفة (مثلاً: مستلزمات مكتبية، وقود، سفر…).

أي تعديلات على هذه الخرائط تنطبق فقط على المصروفات المستقبلية التي سيتم إرسالها إلى Zoho؛
ولا يتم تعديل المصروفات المصدّرة سابقًا.

كل متى تتم المزامنة بين Darbpay و Zoho Books؟

يمكنك الاختيار بين:

• المزامنة التلقائية وفق جدول زمني (مثلاً مرة كل يوم)، و/أو

• المزامنة اليدوية بالضغط على زر مزامنة الآن من صفحة تكامل Zoho Books.

يتم إرسال المعاملات التي:

• اكتملت في Darbpay،

• وتمّت الموافقة عليها (إن كانت هناك دورة موافقات)،

• وتم ربطها بالحسابات والضريبة والمورّدين بشكل صحيح.

بعد تصدير المصروف إلى Zoho، يتم قفل بعض تفاصيله في Darbpay للحفاظ على التطابق بين النظامين وعدم حدوث اختلاف في البيانات بين Darbpay و Zoho Books.